Meetings Management

Meetings Management

إدارة الاجتماعات  Meetings Management

تشير التقديرات الحديثة إلى أن الموظفين يتحملون عبئ حضور 55 مليون اجتماع يوميًا (بلا طائل) في الولايات المتحدة.

إن لهذا الاستثمار الهائل بالوقت عائدات متواضعة فقط. معظم الشركات والقادة ينظرون إلى الاجتماعات ككلفة حتمية لممارسة الأعمال. لدى الباحثين الآن فهم واضح للعوامل الرئيسية التي تجعل الاجتماعات ناجحة. إذ تُنتقد الاجتماعات كثيرًا ، لكن هل يتم التعامل معها عادةً كما ينبغي؟ بعبارات عامة ، يحتاج  أي اجتماع إلى:

  • التخطيط
  • غير الرسمية
  • المشاركة
  • تحديد الغرض
  • القيادة

سواءً كان الاجتماع على شكل لجنة أو مؤتمر. يجب أن يكون للاجتماع غرض ويمكن أن يكون واحداً أو جميعاً مما يلي:

  • تجميع المعلومات المتاحة
  • أن تتخذ قرارات
  • إيقاف التوتر
  • يسهم في تغيير المواقف
  • يكون مساهماً للتعلم / تعليم

تؤخذ النقاط التالي بالاعتبار أثناء الإعداد للاجتماعات:

  1. معرفة ما هي المعلومات والتقارير وجدول الأعمال و تخطيط البيانات التقنية أو المعدات المطلوبة .
  2. أن يكون الغرض من الاجتماع واضحاً.
<>3.تحديد جدول زمني وجدول أعمال (وإخطار الآخرين مقدما).
  • تحديد المواضيع الرئيسية مع كل هدف له.
  • اتخاذ الترتيبات اللازمة.

تعني رئاسة الاجتماع توجيهه وإدارته بعد تحديد الغرض منه، وحفظ المناقشات حسب الحاجة، وتلخيصه وتفسيره واختتامه بالقرارات المتفق عليها في الوقت المحدد.

يتمثل دور رئيس الاجتماع في قيادة/ تحسين الاجتماعات الفعالة وفي ضمان معالجة العناصر التالية بشكل صحيح:

  1. الهدف: بعد البدء في الوقت المحدد، وتحديد الغرض بوضوح
  2. الخطة: لإعداد جدول الأعمال (وتخصيص الوقت)
  3. القيادة: لضمان مناقشة فعالة
  4. تبلور الأفكار: لوضع الاستنتاجات
  5. التصرف: للحصول على القبول والالتزام و الانتهاء في الوقت المحدد.

فالاجتماعات عبارة عن مجموعات من الأشخاص يمكنهم تطوير شخصيتهم الخاصة و يمكن فهم شخصية مجموعة معينة بالرجوع إلى تعريف سلوك كل مجموعة خلال الاجتماعات عن طريق:

  • المطابقة في المواقف
  • الالتزام بالقيم
  • الموقف من التغيير
  • التحيز لفكرة أو موقف معين
  • الصلاحيات

و تعتمد طريقة إدارة الاجتماع وجعله فعالًا على فهم المشكلات التي تطرحها المجموعة والتغلب عليها.

آداب الاجتماع  Meetings Manners

  • اصطحب دائماً مفكرتك الشخصية, وقلمك
  • لا تذكر أي مشاكل أو مواضيع شخصية خلال اجتماع العمل
  • تجنب أن تتكلم طوال الوقت
  • التزم بجدول عمل الاجتماع.

أثناء عقد اجتماع على مستوى الشركة، انتظر حتى يـأخذ أعضاء الإدارة العليا أماكنهم بالجلوس, مراعياً المراتب الوظيفية في أولوية الجلوس في الأماكن البارزة.

 الأستاذة : غادة حرفوش عضو مجلس إدارة جمعية إدارة الموارد البشرية IHRM