Communication skills via e-mail

مهارات التواصل عبر الايميل أو الرسالة الالكترونية

تعد رسائل الايميل أو البريد الالكتروني  واحد من أهمّ وسائل التواصل المهني مع مختلف الأفراد والشركات في جميع انحاء العالم. حيث يمكن إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين في الوقت ذاته و يمكن تضمين الرسالة  صور أو ملفات أو جداول بيانية ، وفي عصرنا الحالي لا يوجد هناك من لا يمتلك بريدًا إلكترونيًا على أحد  المواقع الشهيرة مثل Gmail  أو Outllok أو Yahoo وغيرها.

 يختلف البريد الإلكتروني عن غيره من وسائل التواصل في أنّه يستخدم في الغالب في الأوساط المهنية و الشركات ، الأمر الذي يجعل من كتابته وصياغة محتواه أمرًا صعبًا على الكثيرين، وتحدّيًا يبحث العديد عن مهرب منه.

تجدون أدناه نصائح مهمة وبسيطة تساعدكم على كتابة بريد إلكتروني احترافي في وقت قصير ودون بذل الكثير من الجهد في التفكير والصياغة.

أولاً: اكتب عنوانًا جيدًا وظيفة العنوان في رسائل البريد الإلكتروني

 هي تلخيص ما سيتم ذكره فيه إلى جانب لفت انتباه مستلم الرسالة. احرص على الأخذ بالنصائح التالية عند كتابة عنوان البريد الإلكتروني:

• لا تترك خانة العنوان فارغة، فيتمّ تحويل رسالتك إلى صندوق البريد العشوائي أو الـ Spam.
• اختر الكلمات المناسبة التي تعبّر عن محتوى رسالتك، حيث يمكنك مثلاً تضمين تاريخ معيّن إن كانت رسالتك عبارة عن تقرير أسبوعي. أو أن تكتب طلبًا ما. أو تحدّد متى يتوجّب على مستلم الرسالة أن يردّ عليك.
•  في حال كانت رسالتك قصيرة جداً، يمكنك كتابتها كلّها في العنوان فقط وإضافة الاختصار EOM في نهاية العنوان، والذي يعني "نهاية الرسالة" أو بالإنجليزية"End of Message".

ثانياً: احرص على الوضوح والإيجاز

 يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني موجزة توصل المعلومة أو الطلب بشكل صحيح ومباشر، يتضمّن جميع المعلومات ذات الصلة. وفي حال اضطررت لكتابة بريد إلكتروني يتضمّن عدّة محاور أو طلبات أو أفكار، احرص في هذه الحالة على ما يلي:

• استخدم جملاً مختصرة ومباشرة.
• اترك مسافات مناسبة بين الأفكار المختلفة ولا تدمجها كلّها في فقرة واحدة طويلة. في حال كان هنالك فكرة بعيدة عن موضوع الرسالة العام، يمكنك في هذه الحالة إرسال بريد إلكتروني آخر بعنوان مختلف.

ثالثاً: استخدم أسلوبًا لبقًا

تعبر الرسائل عن شخصيتك وكفاءتك المهنية، وبالتالي يجب أن تكون حذراً جداً في انتقاء الكلمات المناسبة لإيصال رسالتك بشكل واضح ومفهوم بالإضافة إلى تنسيقها بطريقة مريحة وسهلة للقراءة، حيث أن التنسيق المتبع في أغلب الرسائل الإلكترونية يكون كالتالي:

• ابدأ بالتحية.
•  اكتب جملة تشكر فيها المستلم على عمله، أو تتمنى له السلامة.
• اذكر غرضك في نص الرسالة.
•  اكتب جملة ختامية. أنهِ بالتحية اكتب اسمك  والمسمى الوظيفي (في حال لم يكونا مذكورين في التوقيع المثبت).
•  التوقيع. حتى وإن كانت تربطك علاقة صداقة جيدة مع مستلم الرسالة، احرص على استخدام أسلوبٍ لبقٍ دائمًا في كتابة الرسائل الإلكترونية، فأنت لا تعلم تحت أي ظرف قد يحتاج إلى إعادة إرسالها إلى أي شخص آخر.

 

    رابعاً: راعِ شعور المستلم يسرق البريد الإلكتروني

قدرتنا على قراءة الأشخاص من حولنا، فنحن نستطيع من خلال لغة جسدهم تحديد مشاعرهم، إلاّ أنّك لن ترى ردّة فعل مستلم الرسالة في حال فهمه لمحتواها بشكل خاطئ، أو قرأها بنبرة افتراضية لا تعبر عن النبرة التي كُتبت بها في الأصل. احرص أثناء كتابة الرسائل الإلكترونية على وضع نفسك مكان المستلم، وفكر كيف قد يسمعها؟ وليس فقط كيف يقرأها. ما يجعلك تختار كلماتك وجملك بعناية

خامساً: تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء

أخيراً وقبل الضغط على زرّ الإرسال، يجب أن تراجع بريدك الإلكتروني بحثاً عن الأخطاء الإملائية والتراكيب اللغوية الركيكة وغيرها، حيث أن الحرص على خلو رسالتك من هذه الأخطاء يعبر عن مستواك الاحترافي في الكتابة،نظرًا لأنّ الصياغة الخاطئة أو وضع علامات الترقيم في غير مكانها الصحيح، قد يؤدي إلى فهم الرسالة بشكل خاطئ.

 سادساً: لا تتواصل عبر البريد الإلكتروني باستمرار

 إن عدد رسائل البريد الإلكتروني المذهل الذي يتلقاه الموظف خلال ساعات عمله هي مصدر توتر كبير، حيث أنك وقبل التفكير بإرسال طلب أو معلومة من خلال البريد الإلكتروني، اسأل نفسك سؤالاً: "هل  هل يحتاج الإمر لإرساله عبر البريد الإلكتروني؟". يمكنك استخدام خدمة الرسائل الفورية من خلال بعض التطبيقات المستعملة في الأوساط المهنية مثل whatAPP أو viper  وغيرها لطرح الأسئلة أو إرسال المعلومات البسيطة التي لا تحتاج إلى شرح أو نقاش. أو التي لا تعدّ ذات أهمية كبرى، فليس من المعقول أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زملائك في العمل تسألهم فيه عمّا يرغبون في تناوله على الغداء مثلا! كانت هذه بعض النصائح التي تساعدك في كتابة بريد إلكتروني احترافي وصحيح.

سماح شورى 

عضو مجلس إدارة جمعية الموارد البشرية IHRM